5 Langkah Menyusun Contigency Plan
Terkadang keberhasilan mencerminkan jumlah risiko yang telah kami perhitungkan untuk diambil baik secara pribadi maupun profesional. Itulah sebabnya perencanaan darurat sangat penting – memungkinkan manajemen risiko aktif dan persiapan proaktif daripada keputusan reaktif ketika dihadapkan dengan keadaan darurat, yang dapat mengakibatkan kegagalan.
Berikut ini adalah lima langkah dasar perencanaan darurat untuk epidemi, pandemi, atau situasi darurat lainnya.
1. Manajemen Program
Sebagian besar organisasi mulai dengan merekrut tim perencanaan kontinjensi yang mencakup setidaknya satu perwakilan dari setiap departemen dan setiap level manajemen hingga ke posisi paling entry-level. Anggota tim mengidentifikasi tujuan rencana kontingensi untuk setiap departemen, dan kemudian tim melakukan penilaian risiko realistis yang mengarah pada pembuatan garis besar untuk merespons setiap potensi ancaman.
Tergantung pada sifat ancamannya, Anda mungkin perlu merekrut tim khusus untuk menangani masalah tertentu selama keadaan darurat, seperti penyimpanan di luar lokasi, teknologi informasi, pengadaan, pelanggan, vendor, dan persediaan.
2. Perencanaan
Mintalah tim perencanaan melakukan penilaian risiko yang menyeluruh, realistis dan analisis dampak bisnis. Penilaian risiko akan menjadi dasar untuk analisis dampak bisnis, diikuti oleh pencegahan bahaya dan kebijakan mitigasi risiko.
3. Implementasi
Rencana darurat akan menguraikan dengan jelas siapa (baik secara internal maupun eksternal) akan diberitahu dan dalam urutan apa. Orang lapis pertama paling terpengaruh oleh peristiwa dan membutuhkan informasi yang akan memungkinkan mereka untuk mengambil tindakan segera.
Tim komunikasi diperingatkan untuk memulai tahap kedua dari rencana pemberitahuan internal dan eksternal. Mengembangkan formulir pelaporan darurat akan membantu semua orang memiliki fakta-fakta yang akurat sejak awal insiden dan sepanjang resolusi akhirnya. Ini juga akan membantu tim komunikasi dalam melaporkan fakta dan bukan spekulasi dari karyawan lain atau personel darurat.
Pemberitahuan berikutnya ditujukan kepada audiens tingkat kedua – penting tetapi tidak pada tingkat langsung – dan mungkin termasuk pelanggan, pemasok, vendor, utilitas, dan agensi luar. Pemberitahuan kepada audiens tingkat ketiga dapat menunggu selama 20 hingga 30 menit atau hingga satu jam atau lebih setelah kejadian.
Pada akhirnya, rencana kontingensi akan memandu organisasi melalui setiap fase alami dari acara dan tujuannya: respons, pembukaan kembali, pemulihan, dan pemulihan.
4. Tes & Latihan
Jika perusahaan Anda telah menyelesaikan rencana darurat, Anda akan memiliki lebih sedikit kekhawatiran tergantung pada situasi yang tepat.
Pembelajaran utama: Harus ada infrastruktur pasokan dasar untuk menyediakan bahan dan sumber daya utama sebelum terjadinya wabah darurat jika wabah tersebut dapat dikendalikan. Biaya perencanaan darurat semacam itu sangat kecil dibandingkan dengan potensi keterlambatan atau ketidakmampuan untuk bereaksi dalam waktu.
5. Peningkatan Program
Hanya karena ancaman segera telah berlalu tidak berarti tidak ada pekerjaan yang harus dilakukan setelah bencana atau wabah penyakit – manusia atau hewan. Meskipun sebagian besar perusahaan besar telah terlibat dalam situasi darurat jangka pendek, masuk akal bisnis untuk memiliki rencana dukungan jangka panjang jika Anda berurusan dengan keadaan darurat, epidemi, atau pandemi selama berhari-hari, berminggu-minggu, berbulan-bulan, atau bahkan bertahun-tahun .
Penutup
Dalam upaya untuk menjadi lebih proaktif daripada reaktif, lembaga pemerintah sekarang melakukan pengujian berkala untuk berbagai kondisi dan penyakit menular. Setelah wabah awal dan penahanan patogen, pemberantasan hanya dapat berhasil dalam situasi di mana pemantauan konstan kesehatan populasi yang terinfeksi terjadi sampai tidak ada lagi orang atau hewan yang menunjukkan gejala penyakit. Ukuran kesuksesan sebenarnya datang ketika tidak ada pasien lain yang melaporkan gejala selama periode waktu yang lama. Pertanyaan lebih lanjut perlu dijawab, seperti, apakah program pemberantasan itu berfungsi, atau apakah penyakitnya mati dengan sendirinya?
Kewaspadaan dan frekuensi adalah misi yang sedang berlangsung yang ditugaskan oleh pemerintah dan bertanggung jawab untuk memastikan kesehatan dan kesejahteraan manusia dan hewan di seluruh dunia. Ini adalah misi yang juga kami bagikan tanggung jawab kepada mereka yang berada di bawah tanggung jawab kami. Pelajaran berlanjut karena tidak jika, tetapi kapan.
baca juga :
